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Registro de la jornada laboral: Formatos, Sanciones, Organización y Documentación

Registro de la jornada laboral

En este artículo, proporcionamos información detallada sobre el registro de la jornada laboral, abordando aspectos como la obligatoriedad del registro diario, requisitos, organización y estrategias ante la falta de representación social. Además, exploramos las novedades relevantes en el uso de datos biométricos para el registro de la jornada.

Obligatoriedad de registro de la jornada laboral

El registro de la jornada laboral se convirtió en un requisito imprescindible para las empresas desde la entrada en vigor del Real Decreto-Ley 8/2019, del 8 de marzo. Esta normativa exige que se registre, de forma precisa, el inicio y fin de la jornada laboral de cada empleado, independientemente del tamaño de la empresa o del tipo de contrato que tengan. 

Detalles Importantes del Registro de Jornada

El Real Decreto-ley, establece de manera precisa que el registro:

  • Debe ser diario.
  • Debe reflejar claramente el inicio y la finalización de la jornada de trabajo.
  • Se sugiere que el sistema elegido tenga la capacidad de reflejar los tiempos de descanso o pausa de los trabajadores dentro del centro de trabajo.

Estos requisitos proporcionan una comprensión clara y detallada del tiempo trabajado por cada empleado.

Además, prohíbe la presentación anticipada de horarios o cuadrantes. La verificación de estos registros se llevará a cabo en el centro de trabajo para prevenir alteraciones o manipulaciones.

Formatos Permitidos para el Registro

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social permite diferentes formatos para el registro, siempre y cuando se considere fiable. Estos pueden incluir registros electrónicos, mediante huella o sistemas informáticos, así como registros manuales, como firmas en soportes de papel, los cuales, en caso de inspección, deberán presentarse ante las autoridades correspondientes.

Impacto en Formatos de Registro de Jornada Laboral: Cambios en el Uso de Datos Biométricos

Los cambios recientes en las regulaciones han tenido un impacto significativo en algunos formatos de registro de la jornada laboral, especialmente aquellos que hacen uso de datos biométricos. Estos datos, que abarcan información sobre características físicas, fisiológicas o conductuales como huellas dactilares o imágenes faciales, han sido una parte integral de ciertos métodos de registro a lo largo del tiempo.

En el pasado, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) respaldaba el empleo de datos biométricos en el registro de la jornada laboral, justificándolo en el cumplimiento de obligaciones laborales. No obstante, las recientes sanciones plantean dudas sobre la legitimidad de esta práctica, incluso cuando se argumenta su necesidad para el cumplimiento de obligaciones laborales.

Este cambio se debe a las nuevas directrices que indican que tanto los procedimientos de verificación/autenticación como los de identificación son ahora considerados tratamientos de datos de categorías especiales.

Organización y Documentación del Registro de la Jornada

Roles y Responsabilidades

La norma establece que la organización y documentación del registro debe realizarse mediante:

  • Negociación colectiva.
  • Acuerdo de empresa.
  • O, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores.

Las empresas deben conservar estos registros durante cuatro años, poniéndolos a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Implantación y Negociación Colectiva

En empresas con representación social, el modelo de organización y documentación del registro debe ser objeto de negociación colectiva. La norma destaca la importancia de acuerdos de empresa para fijar el modelo.

Estrategias Frente a la Ausencia de Representación Social

Implantación Unilateral y Consulta

Para empresas sin representación social, la norma permite la implantación unilateral del registro de la jornada laboral, siempre ‘previa consulta’ con los representantes de los trabajadores. En ausencia de representación, es aconsejable considerar la necesidad de convocar una comisión ‘ad hoc’ o proceder a la implantación unilateral por decisión del empresario.

Evitar Sanciones y Garantizar Cumplimiento

Ante la incertidumbre generada por la normativa, se aconseja, en caso de inexistencia de representación social, implantar unilateralmente por la empresa un sistema de registro de jornada diaria.

Elaboración de una Política Interna

Paralelamente a la creación del modelo de organización y documentación del registro de jornada diaria, se recomienda que la empresa elabore una política interna. Esta política debe definir las modalidades de ejercicio del derecho a la desconexión digital, introducido por la Ley Orgánica 3/2018. La conexión entre ambos aspectos busca evitar posibles reclamaciones de los trabajadores por exceso de jornada.

Sanciones y Obligaciones para las Empresas

El incumplimiento de esta normativa se considera una falta grave, según el Real Decreto-ley 8/2019, lo que podría acarrear sanciones considerables. Es crucial para las empresas mantener estos registros a disposición de los trabajadores y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social durante al menos cuatro años.

La Importancia de Cumplir la Normativa

La implantación de la normativa relativa al registro de la jornada laboral no debe ser subestimada por ninguna empresa. Es un requisito universal que afecta a todo tipo de compañías, y la ausencia de representación social no exime a las empresas de cumplir con esta obligación.

Facilitando el Cumplimiento Normativo

Ante la complejidad de la normativa y la incertidumbre que puede generar su interpretación, es fundamental contar con asesoramiento experto. En Afianza Asesores, disponemos de una asesoría laboral con un equipo que puede ofrecerte claridad y orientación sobre cómo adaptarte a esta regulación y establecer prácticas laborales que cumplan con las exigencias legales.

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José Díaz Abengochea
Responsable de área de Desarrollo de Negocio | Asesor fiscal - Abogado | Experto en Estrategias Comerciales y Relaciones Corporativas
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