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Factura Electrónica: Todo lo que Necesitas Saber

Factura electrónica

En este artículo, te explicamos todo lo que necesitas saber sobre la factura electrónica; información clave, detalles relevantes y beneficios que puede aportar a tu organización.

¿Qué es la factura electrónica?

Dentro del complejo entorno financiero y contable de toda empresa, el manejo de la facturación emerge como un reto constante. Es en este escenario donde la factura electrónica se posiciona como un elemento central para agilizar y optimizar estos procedimientos. Más que una mera evolución de las facturas tradicionales, la factura electrónica representa una transformación radical que redefine la gestión documental y financiera en las empresas.

Concepto de la Factura Electrónica

En esencia, una factura electrónica no difiere de una factura convencional en términos legales. Recordemos que una factura es un comprobante de la entrega de bienes o la prestación de servicios. La particularidad de la factura electrónica radica en su formato: es un documento emitido y recibido de manera electrónica.

Es crucial subrayar que la emisión de una factura electrónica depende del consentimiento de su destinatario. En consecuencia, la factura electrónica no solo representa una alternativa legal a las facturas tradicionales en papel, sino que redefine el paradigma de la facturación comercial.

Marco Normativo y Especificidades Legales

Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que establece las obligaciones de facturación. Este reglamento abarca aspectos críticos relacionados con la obligación de expedir facturas, los diversos tipos de facturas (completas, ordinarias y simplificadas), la autorización para la emisión de facturas por terceros, el contenido específico que debe incluirse en estos documentos, así como los requisitos esenciales para su validez, como la legibilidad, autenticidad e integridad.

Además, se detallan aspectos particulares sobre la factura electrónica, se establecen plazos para su emisión y recepción, se reconocen otros tipos especiales de facturas (como las recapitulativas, duplicados o rectificativas) y se contemplan regímenes especiales aplicables en ciertos casos. Asimismo, se establecen normas estrictas para la conservación de las facturas como parte esencial de su validez, garantizando en todo momento la legibilidad, autenticidad e integridad como pilares fundamentales en el proceso.

Tipos de Facturas Electrónicas

La factura electrónica estructurada.

Es un tipo de documento que se adapta perfectamente a los sistemas informáticos. Estas facturas están diseñadas de manera que los datos están dispuestos de forma organizada y siguen un formato específico que facilita su procesamiento automático. Esto significa que pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y, de igual manera, pueden ser procesadas de forma automatizada por los sistemas de pago y contabilidad del receptor.

Ejemplos comunes de formatos estructurados son aquellos que utilizan lenguajes de marcado como XML, como UBL o Facturae, así como también el estándar EDIFACT. Estos formatos están configurados de tal manera que la información se presenta en secciones específicas y con una estructura predefinida, lo que permite una interpretación directa por parte de los sistemas informáticos sin la necesidad de intervención humana.

La factura electrónica no estructurada.

Se basa en imágenes o representaciones gráficas. Estos documentos carecen de una disposición de datos organizada y siguen un formato más libre, lo que los hace más similares a una imagen digitalizada. Debido a esta característica, el procesamiento de este tipo de factura para su integración en los sistemas informáticos del receptor puede ser más complejo.

Las facturas no estructuradas, como las imágenes de facturas en papel escaneadas o los archivos PDF, no presentan una disposición de datos uniforme y organizada. Esto implica que su inserción en los sistemas informáticos del receptor puede requerir una intervención manual o procesos más costosos, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). El OCR se encarga de convertir la información visible en las imágenes en texto editable y procesable por sistemas informáticos, pero este proceso no siempre es completamente automatizado y puede requerir cierto nivel de intervención humana para garantizar la precisión de la extracción de datos.

Ventajas de la Factura Electrónica

La implementación de la factura electrónica conlleva una serie de ventajas significativas para tu negocio.

  • Reducir de costes. Se eliminan gastos asociados a la impresión, envío postal y almacenamiento físico de facturas.
  • Agilizar los tiempos de procesamiento y pago. Al automatizar y digitalizar este proceso, los tiempos de pago se reducen, optimizando así el flujo de efectivo de tu empresa.
  • Mejorar la eficiencia operativa. Con sistemas automatizados, se reduce considerablemente la posibilidad de errores en los datos, garantizando la precisión en la facturación y minimizando la pérdida de documentos.
  • Fortalecer la seguridad de la información. Al implementarse  medidas criptográficas para proteger la integridad de los datos, aumenta la seguridad.
  • Agilizar el acceso a facturas almacenadas. Al archivar las facturas digitalmente en plataformas o sistemas de gestión documental, facilita su rápida localización y consulta en cualquier momento.
  • Facilitar la colaboración. La accesibilidad remota de las facturas electrónicas potencia la colaboración entre distintos departamentos o sucursales de una empresa. Esta capacidad permite que varios usuarios autorizados accedan y trabajen simultáneamente con la misma información.

Sin embargo, estos beneficios solo se materializarán si se superan los desafíos de implementarla.  Adaptarse tecnológicamente, cambios en procesos y cultura organizacional, asegurar la seguridad de los datos y cumplir con regulaciones son obstáculos comunes.

En Afianza Asesores, disponemos de un servicio de Asesoría Fiscal que puede ofrecerte asesoramiento especializado en la implementación de la factura electrónica. Gracias a nuestros expertos, podrás disfrutar de una transición fluida y el beneficio de una gestión financiera más eficiente y segura.

¡Contacta con nosotros y descubre cómo la factura electrónica puede transformar tu negocio para mejor!

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José Díaz Abengochea
Responsable de área de Desarrollo de Negocio | Asesor fiscal - Abogado | Experto en Estrategias Comerciales y Relaciones Corporativas
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